Privacyverklaring

Bij ons zijn uw gegevens echt privé

Uw persoonsgegevens zijn van u. Daarom gaan wij er zorgvuldig mee om en houden wij ze echt privé. Voor onze dienstverlening hebben wij wel een aantal gegevens van u nodig — bijvoorbeeld om uw ICT-omgeving te beheren, u te bereiken bij storingen en onze facturatie te verzorgen. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij vastleggen, waarvoor wij ze gebruiken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Wij voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Europese privacywet die geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken.

Wie wij zijn

ICT Empowered B.V. Rotterdam Airportplein 22, 3045 AP Rotterdam KVK 99409925

Vragen over uw privacy: privacy@ictempowered.nl Melden van een beveiligingsincident: security@ictempowered.nl

Onze twee rollen: verantwoordelijke én verwerker

Als ICT-dienstverlener hebben wij twee verschillende rollen, en dat maakt uit voor uw privacy:

Voor onze eigen klant- en relatiegegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Denk aan uw contactgegevens, offertes, facturen en servicedesk-meldingen. Deze privacyverklaring gaat over die gegevens.

Beheren wij uw ICT-omgeving, maken wij back-ups of gebruikt u ons klantenportaal, dan zijn wij verwerker. De data van uw organisatie — inclusief de persoonsgegevens daarin — verwerken wij dan uitsluitend in uw opdracht. Hiervoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst met u, waarin precies staat wat wij wel en niet met uw data mogen doen. Back-ups slaan wij versleuteld op in ons eigen datacenter in Nederland, en wij kijken nooit inhoudelijk in uw data, tenzij dat voor support noodzakelijk is en in overleg met u gebeurt.

Welke gegevens wij gebruiken en waarvoor

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor:

• Contact met onze servicedesk — naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw melding, om uw vraag of storing op te lossen.
• Klantaccounts en ons klantenportaal — naam, zakelijk e-mailadres en inloggegevens, zodat u veilig toegang heeft tot rapportages over uw omgeving.
• Offertes, overeenkomsten en facturatie — bedrijfs- en contactgegevens en betaalgegevens, voor de uitvoering van onze overeenkomst en onze administratie.
• Bezoek van onze website — met cookies en vergelijkbare technieken; meer daarover leest u in ons cookiestatement.
• Nieuwsbrief en e-mail — alleen als u zich daarvoor heeft aangemeld; afmelden kan op elk moment via de link in elke e-mail.
• Onze socialmediakanalen — als u daar met ons communiceert.

Op welke gronden wij dat mogen

De AVG vereist voor elke verwerking een rechtmatige grondslag. Wij gebruiken er vier:

• Uitvoering van de overeenkomst — voor onze dienstverlening, de servicedesk en het klantenportaal.
• Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht voor onze administratie, of wanneer wij gegevens moeten gebruiken bij een vermoeden van fraude.
• Gerechtvaardigd belang — voor de beveiliging van onze systemen en het verbeteren van onze dienstverlening.
• Uw toestemming — bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief. Gegeven toestemming kunt u altijd weer intrekken.

Wie toegang heeft tot uw gegevens

Binnen ICT Empowered hebben alleen medewerkers toegang tot uw gegevens die deze nodig hebben voor hun werk. Wij delen uw gegevens alleen met andere organisaties wanneer dat echt nodig is voor onze dienstverlening — bijvoorbeeld met Microsoft voor uw licenties. Met elke partij die voor ons persoonsgegevens verwerkt, hebben wij afspraken vastgelegd die waarborgen dat uw gegevens alleen voor het afgesproken doel worden gebruikt. Uw gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Beveiliging is ons vak. Wij beveiligen uw gegevens onder meer met versleutelde verbindingen, meerfactorauthenticatie, strikte toegangsrechten, onveranderbare (immutable) back-ups en systemen die zijn gehard volgens de CIS-beveiligingsstandaarden. Onze back-upopslag staat in een eigen, afgesloten rackspace in een professioneel datacenter in Nederland.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig:

• Klant- en contractgegevens — gedurende de looptijd van onze overeenkomst en tot maximaal twee jaar daarna, zodat wij u bij een vervolgvraag goed kunnen helpen.
• Facturen en administratie — zeven jaar, vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Nieuwsbriefgegevens — totdat u zich afmeldt.
• Gegevens bij (vermoeden van) fraude — zo lang als noodzakelijk is. Niet leuk, wel nodig.

Na afloop van deze termijnen verwijderen wij uw gegevens, of bewaren wij ze uitsluitend anoniem voor interne analyses en rapportages.

Bezoek van onze website

Wanneer u onze website bezoekt, gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken om de website te laten werken en te verbeteren. Wilt u meer weten of uw instellingen aanpassen? Lees dan ons cookiestatement.

Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage — een kopie ontvangen van de gegevens die wij van u hebben;
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten aanpassen;
• Verwijdering — uw gegevens laten wissen;
• Beperking — de verwerking van uw gegevens laten beperken;
• Bezwaar — bezwaar maken tegen een verwerking;
• Overdraagbaarheid — uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen om mee te nemen;
• Intrekken van toestemming — op elk moment, voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd.

Stuur uw verzoek naar privacy@ictempowered.nl of neem telefonisch contact met ons op. Wij reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat wij met de juiste persoon spreken, kunnen wij u vragen zich te identificeren.

Vragen of klachten

Heeft u een vraag of klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via privacy@ictempowered.nl — wij lossen het graag samen met u op. Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe dienstverlening of gewijzigde wetgeving. De actuele versie vindt u altijd op deze pagina.